Si vous venez de vous lancer dans l'accueil, il peut être difficile de trouver les mots justes lorsque vous vous adressez à vos invités par écrit. Nous sommes là pour vous aider et nous avons créé des modèles de courriels que vous pouvez utiliser !
N'oubliez pas : Ne répondez pas à la confirmation de réservation que vous avez reçue de notre part, mais vous pouvez utiliser la fonction "chat" (Comment puis-je joindre mon invité avec la fonction "chat" ?) ou copier l'adresse e-mail de votre invité dans un nouveau projet d'e-mail dans votre programme de messagerie.
Voici quelques modèles d'e-mail pour vous :
1.) Courrier de bienvenue simple
L'envoi d'un courrier de bienvenue à vos clients après la réservation ne prend pas beaucoup de temps mais rendra vos clients heureux et impatients de leur séjour.
Sujet : Merci pour votre réservation !
Cher client,
Merci pour votre réservation ! Nous sommes impatients de vous rencontrer dans notre établissement le jj.mm.yyyy.
Votre heure d'arrivée est du xx:yy au xx:yy.Si vous avez des questions avant votre arrivée,
vous êtes invités à me contacter via roadsurfer chat, au cas où vous pouvez également me joindre par
le numéro - votre numéro de téléphone. Une fois arrivé, demandez le nom de la personne de contact
et nous vous montrerons votre emplacement. Bonne route !
Meilleures salutations,
Votre hôte votre nom
2.) Incluez les indications pour vous rendre à votre emplacement
Si votre lieu n'est pas très facile à trouver ou n'a pas d'adresse, vous pouvez inclure la description du lieu dans votre e-mail. Vous pouvez utiliser le modèle ci-dessus, mais inclure le paragraphe suivant :
As our spot is in a unique location in nature, I want to give you instructions for finding the
spot so that you can enjoy your vacation from beginning to end.
(insert location description + coordinates here)
3.) Inclure les instructions d'enregistrement
Si vous n'êtes pas présent à l'arrivée de vos invités ou si vous leur permettez de s'enregistrer eux-mêmes, donnez-leur des instructions pour l'enregistrement avant leur arrivée. Utilisez le modèle ci-dessus, mais incluez le paragraphe suivant :
Please note that I won’t be able to welcome you personally at the spot.
This is why I want to give you instructions for the check-in:
(Insert check-in instructions)
Par exemple, indiquez le code de la serrure du portail ou des installations sanitaires, et dites à vos invités où trouver quoi et ce qu'ils sont autorisés à utiliser.